Situation de départ
Les supervisions étaient organisées de façon verticale. Les programmes nationaux de santé et les PTFs qui accompagnent le système de santé avaient son canevas spécifique de supervision. Cette verticalisation de la supervision avait pour conséquence, une augmentation considérable de la charge de travail des agents supervisés qui étaient obligés de consacrer la majorité de leur temps à cette supervision verticale au détriment du temps qu’ils devaient accorder aux clients des structures de santé pour une offre de soins promotionnels et curatifs de qualité. Cette approche avait aussi pour insuffisance une fragmentation importante des problèmes liés au dysfonctionnement du système de santé avec pour conséquence leur résolution non holistique et concertée par les acteurs du système de santé. Pour remédier à cette situation l’initiative 5 % avait recruté un consultant de coordonner l’activité en appui de la DNELM et le BSD. Par la suite d’autres acteurs se sont joint pour financer des activités de mises en œuvre (Fonds Mondial via UAGCP et la GIZ.
Stratégie
La supervision intégrée fait partie des activités régaliennes des instances déconcentrées du MSPH (IRS et DPS). L’objectif principal de la supervision intégrée est d’apprécier/évaluer l’application des directives et politiques du MSPH notamment, la prise en charge des maladies et la mise en œuvre des recommandations de la précédente supervision. C’est un processus qui favorise la gestion durable et efficiente des programmes en encourageant une communication dans les deux sens, ainsi que la planification et le suivi des résultats. Une supervision efficace est un moyen d’améliorer la performance des agents de la santé et du système. Initiative du ministère de la santé appuyée par les PTF, elle est conduite par les autorités sanitaires (régionales et préfectorales).
Au total quatre (4) niveaux de supervision sont à distinguer (national, régional et préfectoral). La fréquence de supervision varie d’un niveau à l’autre:
- Le niveau Central supervise les IRS et ensemble [ZMGG1] l’hôpital régional (2 fois par an)
- Les IRS supervisent les DPS et ensemble l’hôpital préfectoral (4 fois par an)
- Les DPS supervisent les centres de santé (Trimestriellement)
- Les CS supervisent les Postes de Santé et les RECO (1 fois par mois)
Le Canevas est divisé en 3 parties : 1) Gouvernance, 2) Gestion des ressources, 3) Clinique obligatoirement, 4 personnes doivent travailler simultanément sur les 3 rubriques pour efficacement gérer le temps disponible.
Les acteurs de mise en œuvre sont les cadres des IRS et DPS, certains personnels clés des hôpitaux comme des sages-femmes, les laborantins, les médecins cliniciens et les PTF évoluant dans des domaines spécifiques. D’autres cadres du gouvernorat (SERACO) et de la préfecture (DMR) sont impliqués.
Interventions
Le projet a accompagné la bonne préparation des supervisions, l’utilisation d’outils adaptés, le suivi des recommandations et la transmission au niveau central des besoins dépassant les capacités des services déconcentrés, afin de favoriser l’intégration de certains besoins dans les PAO conjoints intégrés. Dans le cadre de l’appui au BSD, le projet a contribué à l’élaboration et à la validation des outils de supervision en collaboration avec EF et le Fond Mondial, y inclus : la révision et l’harmonisation des canevas, la présentation de la stratégie et des outils de supervision, le teste et l’évaluation des outils
La stratégie et les 5 canevas de supervision ont été validé en novembre 2021. Les supervisions conjointes des DPS par l’lRS ont connu la participation des cadres de la DRS pour une durée de 7 jours chacune. La nouvelle grille de supervision a été utilisée. Tous les districts ont été visités au moins une fois lors de ces supervisions. Les supervisions des CS par les DPS se sont déroulées malgré le contexte de la pandémie COVID-19. Ils ont permis d’identifier les centres de santé qui avaient des besoins de renforcement de capacités en SOE et SONUB.
Pour donner suite à ces résultats de supervision, des mentorats ont été organisés dans ces 10 centre de santé. À partir du plan opérationnel conjoint, les chargés de formation des DPS pourront planifier le suivi post-formation sur la base des plans de supervisions intégrées. Ces activités complémentaires centralisées autour des DPS permettront progressivement de passer d’une élaboration centralisée du plan de formation continue à une élaboration à partir des besoins réels des structures. Dans le cadre des activités COVID-19, les supervisions incluaient aussi l’utilisation des mesures de protection (port de masque, lavage des mains, utilisation du thermomètre thermo flash, respect de la distanciation sociale, le niveau d’application des protocoles de dépistage).
Volet 3:
En ce qui concerne les supervisions des centres de santé par les Districts de santé, durant les 4 années de mise en œuvre du Projet 28 supervisions des CS par les équipes des districts de santé ont pu être appuyées. Les supervisions concernaient l’ensemble des prestations offertes dans les centres de santé avec un focus particulier sur les soins obstétricaux. Le but des supervisions était d’identifier et résoudre les dysfonctionnements liés à l’offre des services dans les centres de santé. Un des résultats concrets obtenus grâce aux supervisions est l’identification des centres de santé qui avaient les besoins les plus importants en matière d’offre des soins obstétricaux et qui ultérieurement ont pu bénéficier de mentorat pour résoudre les problèmes de formation identifies.
Résultats
- Disponibilité d’un dispositif de supervision intégrée à l’usage des IRS et des DPS (coopération Initiative 5%, FM/UAGCP), [ZMGG2]
- 6 cycles de supervisions intégrées ont été accompagné, IRS vers DPS, HP et centres de santé à l’aide de 5 canevas (6 Hôpitaux, 6 DPS et 72 CS visités
Couts
- Supervision de l’IRS vers les DPS/HP/CS [ZMGG3] (6 techniciens, 3 chauffeurs, 7 jours) : 40 000 000 (4 000 EUR), y compris la multiplication des outils
- Supervision de la DPS vers les HP/CS [ZMGG4] (15 jours en moyenne) : 20 000 000 GNF (2 200 EUR)
Situation actuelle
Opportunités
L’approche de supervision intégrée permet une résolution holistique des problèmes liés au dysfonctionnement du système de santé. L’absence de verticalité de la supervision diminue la charge de travail des agents de santé qui ont ainsi plus de temps à consacrer aux activités promotionnelles et d’offre des soins. L’approche intégrée de la supervision permet une meilleure coordination des actions au niveau du district sanitaire et une utilisation plus efficiente des compétences techniques locales mobilisables pour cette supervision intégrée. La régularité de la supervision intégrée a permis non seulement aux DPS et les autres cadres de s’imprégner de la situation des formations sanitaires et leur direction mais a aussi facilité une prise de décision pour mieux accompagner les structures supervisées dans la correction des lacunes constatées lors des supervisions intégrées. L’existence d’une directive nationale de supervision intégrée a conduit à l’amélioration du leadership et la mise en place des outils facilitant le renseignement des indicateurs/tableau de bord du ministère de la santé.
Défis
- Perception canevas est trop long, non appropriés aux exigences contrat de performances
- BSD d’être insuffisamment impliqués dans activités géré par DNELM / blocages
- Méconnaissance des directives de la supervision intégrée par les équipes, profil des superviseurs non adapté pour assurer la formation continue des supervisées
Apprentissages
- Impliquer toutes les parties prenantes au processus et organiser régulièrement les réunions de coordination et faire le point de la mise en œuvre (Apprentissage interne)
- Pour évaluer le niveau de mise en œuvre des recommandations, les supervisions doivent être régulières et l’équipe doit répondre au profil édicté dans les directives nationales (Apprentissage interne)
- Le budget doit être disponible et la fréquence doit être planifiée de façon automatique pendant chaque planification annuelle avec les PTF (Apprentissage interne)
- Appuyer la mise en œuvre ses plans d’amélioration/ recommandations est très motivant pour les structures (Apprentissage interne)
- Renforcer la collaboration entre les acteurs, respecter le contenu des directives natives nationales (Apprentissage interne)
Recommandations
- Communication régulière entre les IRS et les hôpitaux pour identifier le personnel qualifié pour conduire la supervision intégrée.
- Connaissance et maitrise des directives de la supervision intégrée par les équipes.
- Veiller au respect du profil des superviseurs pour assurer la formation continue des supervisés.
- Disponibilité des canevas de rapport et du tableau de bord pour le suivi des indicateurs à tous les niveaux.
- Disponibilité des directives et de la grille de supervision pour la réalisation des évaluations
bimestrielles. - Évaluation et mise en œuvre des recommandations des supervisions précédentes.
- Intégrer une ligne budgétaire de SI dans la planification nationale.
- Renforcement de la synergie entre PTF dans le cadre de l’amélioration de la qualité des services.
Perspectives
- Canevas en version électronique (DHIS2 module tracker)
Acteurs potentiel de financement : Fonds Mondial, BM, UNICEF, UNFPA
- Grille de supervision (actualisée) par niveau
- Directives nationales de supervision intégrée
Ressources
- Directives Nationales de Supervision Intégrée au niveau DRS et DPS en Guinée, MS, GIZ, 10/2021
- Grille de supervision Intégrée niveau DRS/DPS vers HP, MS, GIZ, 2022
- Grille de supervision intégré, Niveau Central vers DRS, 2021 (MSHP, BSD)
- Grille de supervision Intégrée, MS, GIZ, EF, 2022
- Rapport synthèse de supervision intégrée conjointe du niveau régional dans les formations sanitaires de la région de n’zérékore T1, MS, GIZ, EF, 2022
- Rapport synthèse supervision intégrée conjointe du niveau régional des districts sanitaires de n’zérékore T2, MS, GIZ, EF, 2022
- Rapport synthèse supervision intégrée conjointe du niveau régional des districts sanitaires de n’zérékore T4, MS, GIZ, EF, 2022
- ZIP de autre Autre canevas, MS, GIZ, 2022
- PPT Mise en ouevre Supervisions intégrés IRS N’Zérékoré, Canevas developpé DNELM/BSD – Initiative 5% (2019 – 22), Présentation réunion des PTF, PASA2 (GIZ/EF), 3/2023