Opérationnalisation logiciel iHRIS


L’integrated Human Ressource Information System (iHRIS)

L’integrated Human Ressource Information System (iHRIS) est un logiciel libre en open source, conçu pour les Ministères de la Santé et les établissements de santé pour la gestion des ressources humaines en santé

https://www.emro.who.int/fr/human-resources-development/hrd-infocus/ihris-open-source-software.html

Le logiciel permet de collecter des données précises et complètes sur les personnels de santé disponibles et les effectifs existants, d’évaluer et de prévoir le nombre de personnes à former, de s’assurer que les professionnels de santé ont les qualifications requises, d’identifier les postes vacants ou occupés, de planifier et d’évaluer les interventions efficaces. iHRIS est à mettre à jour quotidiennement.

Historique: Mise en place du logiciel iHRIS en 2018

Une première mise en place et l’opérationnalisation du logiciel iHRIS a été appuyée en 2018 par le projet HFG (Health Financing Governance) avec financement USAID et un appui du PASA1. L’équipe de la DRH au niveau central avait été formé dans sa gestion. Une première vague d’enregistrement des personnels de santé avait été appuyée par différents partenaires qui se sont repartis les régions : GIZ/PSRF à Kindia, Mamou (collecte aussi des données sur les stagiaires), PASSP BM à Faranah et Labé, JHPIEGO à Kankan et Boké et PASA1 à N’Zérékoré. Dès le départ il y avait des inconsistances de la méthodologie de la collecte de données et les données collectées par le PASA1 à N’Zérékoré n’étaient pas suffisamment compatibles avec la base informatique d’iHRIS.

Interventions PASA2

Dans le cadre de l’appui à la DRH le projet PASA2 a appuyé la mise en place et l’opérationnalisation du logiciel iHRIS. Une taskforce iHRIS a été constituée en avril 2018 qui a tenu des réunions trimestriellement (2020 – 2021). Au niveau central, les administrateurs de la plateforme iHRIS ont été formés sur le fonctionnement, l’architecture et les nouveautés du logiciel, les normes de saisie, l’enrôlement d’un agent, l’enregistrement d’un départ, le redéploiement interne, l’activation/désactivation de modules, la création de rapports ainsi que la suppression de doublons (nettoyage de la base de données « data clean up »).

Les activités liées à l’opérationnalisation de la plate-forme iHRIS étaient priorisé par le programme PASA2, comme c’etait une priorité declaré par la hiérarchie MSHP et par la suire la DRH. Malgré les déclarations la mise en œuvre des activités ont connue beaucoup de retards du coté partenaire. En particulier il fallait rendre opérationnelle l’utilisation de la plateforme iHRIS au niveau Préfectoral et régional. Les points focaux au nombre de 18 des directions Préfectorales de la santé , de l’hôpital régional, des hôpitaux Préfectoraux et de l’inspection régionale de la santé de la zone du Projet  ont été formés en 2021 à l’utilisation de la plate-forme iHRIS en particulier la saisie des données liées à la gestion des effectifs  du personnel de santé, la procédure de remontée des données sur les ressources humaines par les points focaux préfectoraux à leur homologue du niveau régional avec pour finalité l’élaboration d’un annuaire statistique régional  annuel de gestion des ressources humaines dans la zone d’intervention du Projet.

Au niveau déconcentré, tous les points focaux RH du pays ont été formé par vidéo conférence sur l’utilisation du logiciel iHRIS, notamment le remplissage de la fiche de collecte de données iHRIS du personnel de santé fonctionnaires et contractuels permanents.

En 2022 la saisie et de mise à jour des données du personnel dans la zone spéciale de Conakry et la zone d’exécution du PASA2 a été organisé sur une période de trois semaines par zone, y inclus une formation intensive sur les opérations de collecte et l’utilisation de iHRIS. Cette activité a vu la participation de tous les points focaux communaux, projets et programme pour Conakry, et ceux de la zone d’intervention du projet (Beyla, Guéckédou, Kérouané, Kissidougou, Lola, Macenta, N’Zérékoré et Yomou) pour les outiller sur l’utilisation efficiente du logiciel.  

Parallèlement, la base de données existant sur les fonctionnaires et contractuels a été nettoyé (data clean up) et actualisé dans les régions de Conakry et N’zérékoré. Les ASC/RECO ne sont pas inclues dans la base de données iHRIS.

Un 1er atelier d’analyse des données du personnel de santé s’est tenu à Conakry et dans la zone PASA2 en 12/2021. Par suite de la prise de pouvoir du gouvernement de transition en 09/2021 et la conversion. 

La mise en œuvre des activités liées à iHRIS a été interrompue suite au changement de régime intervenue le 5 septembre 2021

La direction Nationale des Ressources Humaines (DNRH) était rétrograde en division RH sous la tutelle de la fonction publique. Aussi une note de service de la primature déclarait la suspension de toutes projets de digitalisation en RH. Les nouvelles autorités afin d’éviter la multiplicité des plates-formes numériques de gestion des fonctionnaires de l’état ont accordé au seul Ministère de la fonction publique le monopole de la gestion numérisée des fonctionnaires. A la suite le programme a abandonné toutes les activités liées à la gestion de iHRIS. Par conséquence l’élaboration d’un annuaire statistique sur base de données de Conakry et la zone PASA2 prévue n’a plus été exécuté

Résultats

  • 99 responsables RH (DSVCo/DRS et DPS/DCS) formé par vidéo conférence sur le remplissage de la fiche de collecte de données iHRIS du personnel de santé fonctionnaires et contractuels permanents.
  • 18 responsables des ressources humaines dans les DPS et IRS formés sur les procédures et outils de gestion des RHS et l’utilisation efficiente du logiciel iHRIS

Apprentissages

  • Un manque de coordination des activités de l’ensemble des partenaires de la DRH a résulté en des opportunités perdues de complémentarité entre les différents acteurs.
  • Le manque d’autonomisation dans la gestion des activités des différentes divisions de la DRH (centralisation des processus de validation et de mise en œuvre) a résulté en Retards considérables dans l’implémentation du iHRIS.
  • iHRIS est un outil de travail que les points focaux devraient utiliser quotidiennement dans l’exécution de leur tâche. La DRH avait constaté un abandon de la part des points focaux quant à l’utilisation du logiciel, et une légèreté dans le suivi des opérations de mise à jour des données de la part de l’équipe de la taskforce.
  • Nécessité d’un suivi rigoureux des engagements de la part du partenaire étatique pour le rapportage régulier à partir de la base donné iHRIS existant.
  • Dès le début un système cohérant avec des ressources dédiées pour le suivi des ressources humaines au niveau opérationnel (actualisation donnés régulière) doit être conçu dans tous les détails et rigoureusement mis en œuvre.
  • Malgré des propositions pratiques en utilisant les rencontres mensuelles au niveau des DPS pour trimestriellement demander aux chefs des centres (hôpitaux) de faire une update de la situation de leur personnel cette option n’a pas été utilisée.

Recommandations

  • Compte tenu de la portée nationale des travaux de collecte, de saisie et de mise à jour des données, ainsi que de l’importance des fonds que tout cela nécessite, une fédération avec d’autres partenaires est nécessaire pour une large couverture dans le déroulement des opérations. Ceci permettra également de pouvoir bénéficier d’une forte capacité financière.
  • Consolider puis diffuser la base de données iRHIS sur l’ensemble du territoire : La base de données iHRIS a été réactualisé dans les régions de Conakry, N’Zérékoré et Labé (BM) et est disponible et opérationnelle. Sa consolidation est nécessaire (actualisation et analyse des données – mise à jour du logiciel – stabilité de la connexion) pour l’ensemble du territoire pour la rationalisation des RH au sein du système de santé. 

Ressources